Nhiều người không biết những điều và thủ tục công ty cần lưu ý trước khi chuyển văn phòng, họ nghĩ rằng việc chuyển văn phòng rất đơn giản, khi thực hiện chuyển văn phòng mới nhận ra rằng thực sự có rất nhiều vấn đề cần giải quyết, nhiều việc khác nhau. không thể tìm thấy, nhiều dữ liệu khác nhau bị mất, và cuối cùng, đồ đạc cá nhân bị mất, và công việc bình thường bị đình trệ. Nếu công ty của bạn chuyển đi và bạn tình cờ trở thành người phụ trách do lãnh đạo bổ nhiệm, thì bạn có thể cần phải làm rất nhiều việc, và bạn cần phải làm tất cả các loại công việc phối hợp và chi tiết. Việc di dời công ty diễn ra suôn sẻ chỉ có thể được đảm bảo nếu bạn làm tốt mọi công việc. Đây là cách chuẩn bị cho việc di chuyển.
Mục lục
1. Xác định địa chỉ của công ty mới
Đầu tiên, hãy xác nhận với người phụ trách công ty xem địa chỉ công ty mới đã được xác nhận chưa, đã ký hợp đồng với cơ quan quản lý tòa nhà văn phòng và nhân viên kinh doanh tòa nhà văn phòng chưa, trang trí ở khâu nào, có thể chuyển đi ngay được không, và các đồ dùng văn phòng mới mua, máy điều hòa không khí, vv đã được đặt chưa, những thứ này cần được bạn sắp xếp.
2. Thương lượng việc thuê mặt bằng văn phòng cũ
Thương lượng với chủ nhà về việc hủy bỏ văn phòng cũ, bao gồm thanh toán tiền thuê, hoàn trả tiền đặt cọc, đền bù đồ đạc bị hư hỏng, thanh toán tiền điện nước, chuyển dịch vụ băng thông rộng, v.v. và xác định thời điểm hủy bỏ tiền thuê với chủ nhà.
3. Ra thông báo chuyển địa điểm
Đưa ra thông báo di dời công ty: thời gian, địa điểm và tình hình ngày nghỉ; lập danh sách di dời công ty, sắp xếp các vật dụng một cách tập trung và vứt bỏ những đồ đạc chưa sẵn sàng mang đi; nhắc nhở nhân viên dọn đồ đạc cá nhân về nhà trước; mua đồ cất giữ đặt túi trực tuyến trước; sắp xếp cho nhân viên đóng gói và dán nhãn thống nhất, tốt nhất là theo “Tên bộ phận”.
4. Liên hệ với công ty chuyển văn phòng
Liên hệ với công ty chuyển văn phòng thông thường, đặt lịch hẹn với công ty chuyển văn phòng để định giá tại chỗ, kiểm tra danh sách chuyển văn phòng, ký hợp đồng chuyển văn phòng của công ty, làm rõ quyền và trách nhiệm của hai bên và xác định thời gian chuyển văn phòng cụ thể với công ty chuyển văn phòng.
5. Cập nhật thông báo chuyển địa điểm công ty
Bố trí nhân sự liên quan để kiểm tra việc chuyển phát nhanh gần đây của công ty, nếu có vui lòng gửi hoặc thay đổi địa chỉ càng sớm càng tốt, thông báo cho đối tác thay đổi thông tin địa chỉ và gửi địa chỉ mới, cập nhật thông tin về địa chỉ trên nền tảng liên quan của công ty .
6. Bố trí nhân viên công ty giám sát khi công ty chuyển đi
Bố trí 3-4 giám sát viên trong ngày chuyển văn phòng, hỗ trợ công ty chuyển văn phòng trong ngày chuyển văn phòng, làm tốt công tác hướng dẫn, chỉ huy và giám sát, sắp xếp công việc mọi người đảm nhiệm, hoàn thành tốt công việc, lập kế hoạch tổng thể, bố trí hai hoặc ba nhân viên đến trước. Vào văn phòng, kiểm tra xem hệ thống thông tin liên lạc, điện nước có thể sử dụng bình thường không.
7. Xử lý các hạng mục khác nhau trong công ty
Đặt trước những vật có giá trị và đồ dễ vỡ vào hộp lưu trữ và tập trung vào việc cất giữ các nguồn cung cấp tài chính, rã đông tủ lạnh và tủ đông của công ty, lấy tất cả thực phẩm ra và làm sạch tủ lạnh, tắt trước máy tính, máy in, máy photocopy và các thiết bị điện khác, và làm tốt công việc sao lưu tài liệu.
8. Thương lượng với tài sản và sự ra vào của phương tiện di chuyển và việc sử dụng thang máy ra vào của phương tiện đó.
Nguồn: Công ty kiến vàng