ĐỂ KHÔNG “GÀ MỜ” KHI KÝ HỢP ĐỒNG THUÊ VĂN PHÒNG

Đối với doanh nghiệp, việc tìm kiếm văn phòng mới vô cùng quan trọng, đó sẽ là bước khởi đầu lý tưởng để công ty yên tâm phát triển sau này. Bài viết dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp tìm kiếm văn phòng, bóc trần các “mánh khóe” của hợp đồng thuê văn phòng hiện nay.

1/ Các tiêu chí để đánh giá văn phòng

Để thuê được văn phòng lý tưởng, Doanh nghiệp cần dựa vào ngân sách, mục đích, quy mô nhân viên và kế hoạch kinh doanh trong tương lai. Sau đó, Doanh nghiệp mới nên tìm kiếm các văn phòng phù hợp.

a/ Vị Trí địa lý

• Sự thuận tiện của của văn phòng trong việc giao dịch đối với đối tác, khách hàng.
• Đặc điểm của khu vực, ưu tiên gần các tòa nhà văn phòng, gần ngân hàng, đồn công an hoặc phường, không gần nơi thi công.
• Các tiện ích xung quanh văn phòng gồm quán ăn, café, fitness,..
• Giao thông, an ninh tại khu vực.

b/ Diện tích cho thuê

• Diện tích thực tế của văn phòng cho thuê (lòng cho thuê).
• Hình dạng văn phòng cho thuê, có thích hợp bố trí nội thất hay gây lãng phí diện tích sử dụng. VD không nên thuê văn phòng có hình lục giác, tam giác.
• Hệ thống điện, nước, điều hòa tại văn phòng.
• Các đầu nối điện, internet.

d/ Thời gian

• Thời gian ký kết hợp đồng
• Thời gian bàn giao mặt bằng
• Thời gian thi công nội thất

e/ Chi phí thuê văn phòng

Khi thuê văn phòng làm việc, chủ Doanh nghiệp cần tỉnh táo khi đàm phán về chi phí, bởi có rất nhiều khoản phí mà người cho thuê sẽ không ghi trong hợp đồng.

Thông thường, Doanh nghiệp sẽ thường gặp 3 nhóm chi phí thuê văn phòng là chi phí cố định, chi phí biến đổi và chi phí bất thường.

Nhóm 1 – Chi phí cố định gồm tiền thuê văn phòng và phí dịch vụ.

• Tiền thuê văn phòng được tính theo m2, thanh toán theo tháng hoặc năm tùy theo sự thương lượng của hai bên.
• Thường thì ký theo năm sẽ có lợi cho Doanh nghiệp hơn trong việc ổn định kinh doanh và tránh sự tăng giá thuê của chủ nhà.
• Phí dịch vụ áp dụng cho các tòa nhà văn phòng như lễ tân, vệ sinh, điều hòa công cộng, chăm sóc cây xanh,… và thuế VAT.

Nhóm 2 – Chi phí biến đổi, theo thực tế sử dụng gồm tiền điện, phí đỗ xe.

• Tiền điện gồm điện điều hòa và điện sử dụng trong văn phòng. Khi thuê tại các toàn nhà văn phòng hạng sang, tiền điện điều hòa đã bao gồm phí dịch vụ.
• Chi phí bình quân là 1-1,5 usd/m2/tháng phụ thuộc thời gian sử dụng, loại điều hòa, độ cũ mới của điều hòa.
• Phí đỗ xe sẽ căn cứ vào lượng xe của doanh nghiệp, có mức giá riêng dành cho ô tô, xe máy.
• Nhóm 3 – Chi phí bất thường phát sinh khi doanh nghiệp thuê tòa nhà văn phòng. Họ sẽ có những quy định đối với việc làm thêm ngoài giờ, bởi sẽ phát sinh như tiền điện thang máy, tiền nước wc, tiền lương người trực,… Còn khi thuê nhà dân, Doanh nghiệp sẽ thường thoải mái thời gian sử dụng văn phòng nhưng phải chủ động bảo quản đồ đạc, vật chất khi làm quá thời gian.

2/ Quy trình cho thuê tòa nhà

• Bưới 1: Chuẩn bị và đánh giá
• Bước 2: Lập kế hoạch chi tiết các hạng mục
• Bước 3: Tìm kiếm văn phòng
• Bước 4: Khảo sát thực tế địa điểm
• Bước 5: Đàm phán chi phí
• Bước 7: Ký kết hợp đồng thuê văn phòng
• Bước 8: Sửa đổi thông tin địa chỉ văn phòng trên các giấy tờ & thông báo cho đối tác, khách hàng.
• Bước 9: Thiết kế và thi công nội thất
• Bước 10: Mua sắm trang thiết bị
• Bước 11: Chuyển đồ đạc và sắp xếp vị trí ngồi mới cho nhân sự theo sơ đồ
• Bước 12: Hoàn trả văn phòng cũ và thông báo chấm dứt hợp đồng thuê nhà

3/ Những điều lưu ý khác khi thực hiện hợp đồng trọn gói

Không nên đặt cọc nếu doanh nghiệp chưa đàm phán hợp đồng thành công với chủ nhà, hãy yêu cầu chủ nhà gửi dự thảo hợp đồng trước, rồi doanh nghiệp hãy đàm phán các vấn đề.

Quy trình tự đàm phán gồm ký thư mời thuê, chuyển tiền đặt cọc và ký hợp đồng, thanh toán các tháng thuê nhà. Rủi ro lớn nhất khi chưa đàm phán xong đã chuyển tiền thì các thỏa  thuận khác sẽ không có lợi cho công ty.

Quá trình đàm phán có thể gặp rủi ro khi người chủ nhà không thể giảm giá thuê cho doanh nghiệp, bởi sẽ gây “dị luận” với những người thuê trước. Vì vậy, thay vì yêu cầu họ giảm giá, doanh nghiệp có thể đề nghị họ miễn phí 1 vài tháng thuê hay chi phí gửi xe, làm thêm ngoài giờ.

Nếu chưa thật sự tự tin trong vấn đề hợp đồng, doanh nghiệp nên nhờ kế toán, luật sư xem xét các điều khoản.

Doanh nghiệp nên tìm hiểu trước một số thông tin để việc đàm phán được diễn ra thuận lợi như ưu nhược điểm của nhà cho thuê, số lượng phòng còn trống là bao nhiêu và tới bao giờ, giá thuê cũ ở vị trí đó là như thế nào,….

4/ Mẫu hợp đồng thuê văn phòng

Các doanh nghiệp tham khảo mẫu thuê văn phòng dưới đây, mẫu này đã được các Công ty luật kiểm định về nội dung và pháp lý. Tuy nhiên, tùy trường hợp sẽ có sự điều chỉnh nhất định, Doanh nghiệp nên tham khảo các Văn phòng luật.

Doanh nghiệp download Mẫu hợp đồng thuê nhà làm văn phòng (bản pdf) hoặc xem tại trang web của Luật Minh Gia (https://luatminhgia.com.vn/kien-thuc-dan-su/mau-hop-dong-thue-nha-lam-van-phong.aspx)

5/ Công chứng Hợp đồng thuê văn phòng

Để đảm bảo độ an toàn cho vấn đề thuê văn phòng, tránh các rủi ro tranh chấp không đáng có tới tài sản doanh nghiệp thuê. Chủ Doanh nghiệp, tổ chức thường chọn giải pháp tiến hành công chứng Hợp đồng thuê văn phòng đối với người cho thuê là cá nhân, đặc biệt hợp đồng có thời hạn trên 6 tháng (theo điều 492 bộ luật dân sự 2005).

Trong trường hợp thuê văn phòng là tổ chức, doanh nghiệp có tư cách pháp nhân kinh doanh dịch vụ thuê văn phòng thì hợp đồng thuê văn phòng không cần chứng thực. Bởi vì cả hai bên đều có đầy đủ tư cách pháp nhân, có đủ điều kiện xuất hóa đơn và chịu sự quản lý của pháp luật về kinh doanh.

Với những thông tin trên hi vọng Doanh nghiệp sẽ tự tin về kiến thức và chủ động trong việc thuê văn phòng, tiết kiệm thời gian và công sức, cũng như hạn chế các rủi ro phát sinh.