Chuyển kho hàng luôn là nỗi ám ảnh của doanh nghiệp mỗi lần phải thay đổi địa điểm đặt văn phòng, do kho xưởng là nơi lưu trữ các các sản phẩm, máy móc, thiết bị của công ty… Do không có kinh nghiệm, việc tự tháo lắp và vận chuyển của các công ty có thể tốn rất nhiều thời gian và công sức
Bên cạnh đó, các công ty rất khó có thể lường trước được những vấn đề có thể xảy ra. Dưới đây là một số thông tin có thể giúp bạn và công ty dọn dẹp, vận chuyển kho nhanh chóng, tiết kiệm thời gian.
Mục lục
Một số khó khăn có thể gặp phải khi chuyển kho xưởng
Không đủ nguồn nhân lực
Kho hàng là nơi chứa đồ đạc, hàng hóa có số lượng lớn trong khi đó nhân viên lại không đủ số lượng để làm việc này trong thời gian ngắn.
Tốn công sức và thời gian
Việc chuyển được một khối lượng lớn các hàng hóa, vật liệu máy móc không hề đơn giản. Bạn cần cần tháo dỡ, bốc xếp lên xe, lắp đặt tại nơi mới …Nếu không nắm được quy trình tháo dỡ và vận chuyển, bạn và công ty sẽ tốn rất nhiều thời gian và công sức. Bên cạnh đó, chất lượng hàng hóa, máy móc chuyển đi cũng có thể bị ảnh hưởng.
Thuê xe tải chở hàng không phù hợp
Việc đánh giá đúng số lượng, khối lượng, đặc điểm hàng hóa đóng kiện là rất quan trọng. Thông thường, khi nhìn khối lượng lớn hàng hóa, máy móc chưa được sắp xếp sẽ khiến bạn choáng ngợp và không quyết định được việc thuê xe tải hàng phù hợp. Việc thuê xe quá to hay quá nhỏ cũng là một bài toán nan giải ảnh hưởng đến tài chính của công ty.
Dễ gây tai nạn khi tháo dỡ, vận chuyển
Việc chuyển kho xưởng trọn gói yêu cầu bê vác nặng, tháo gỡ khá nguy hiểm. Nếu những người không có kinh nghiệm làm sẽ dễ bị ngã, gặp nạn khi thực hiện việc này.
Các mẹo chuyển kho hàng tiết kiệm thời gian
Điều động nhân lực
Đây được xem là yếu tố tiên quyết ảnh hưởng đến hiệu quả của việc vận chuyển kho hàng. Nếu nguồn lực dồi dào thì công việc sẽ nhanh và hiệu quả hơn rất nhiều
Từ đó bạn cần đánh giá công việc chính xác để ước lượng được lượng nhân lực cần điều động. Trong trường hợp nhân lực trong công ty không đủ, bạn có thể tính đến phương án thuê thêm nhân lực bên ngoài. Tuy nhiên, nguồn nhân lực này phải rõ ràng, uy tín để không xảy ra trường hợp mất cắp đồ.
Lên quy trình chuyển văn phòng
Với một khối lượng lớn hàng hóa, máy móc, để việc vận chuyển nhanh và suôn sẻ, bạn cần phải lên kế hoạch ngay từ đầu. Việc lập kế hoạch sẽ giúp bạn dễ dàng kiểm soát những công đoạn thực hiện trong toàn bộ quá trình chuyển dời. Bên cạnh đó, bạn sẽ tính toán được nên làm việc gì trước và không bỏ sót công việc hay vật dụng nào
Để có thể lên được một bản kế hoạch chính xác nhất, bạn nên khảo sát thực tế trước khi làm. Việc này sẽ giúp bạn biết được kho hàng này gồm những sản phẩm gì, số lượng bao nhiêu, cách đóng gói những mặt hàng này,…
Bản kế hoạch sẽ bao gồm ba giai đoạn đó là: công đoạn chuẩn bị và thực hiện và kiểm tra. Ở giai đoạn chuẩn bị, bạn cần liệt kê tất cả những công việc cần làm như tìm đường đi nhanh nhất, tìm phương tiện vận chuyển phù hợp, xác định chi phí,….
Bên cạnh đó, bạn cũng cần phải lên danh sách mọi thứ cần mua để chuẩn bị cho việc dọn kho. Để làm việc này dễ dàng hơn, bạn có thể sử dụng tập giấy ghi nhớ để đánh dấu những thứ quan trọng. Việc lập kế hoạch rất quan trọng vì nó có thể ảnh hưởng đến tiến độ và kết quả thực hiện công việc của bạn
Sau khi đã có được một nguồn nhân lực đầy đủ, bạn cần lên quy trình thực hiện việc vận chuyển. Ví như quy trình đóng gói đồ đạc, bạn ước tính xem bao nhiêu người là đủ, từ đó mỗi nhóm người đều được giao nhiệm vụ riêng, thực hiện tuần tự với nhau mang đến hiệu quả công việc cao.
Chuẩn bị đầy đủ phương tiện vận chuyển
Bạn cần lên kế hoạch sắp xếp một đội chịu trách nhiệm vận chuyển có chất lượng để di dời hàng hóa nhanh chóng. Nếu công ty không có xe tải chuyển dụng, bạn nên đặt thuê ngoài từ đầu để việc vận chuyển diễn ra nhanh chóng.
Thực hiện theo kế hoạch
- Kiểm kê: Việc đầu tiên cần làm khi dọn kho là kiểm kê hàng hóa. Bạn cần phải biết được trong kho có những loại sản phẩm nào và số lượng là bao nhiêu. Việc này sẽ giúp bạn biết được mình cần vận chuyển bao nhiêu sản phẩm. Từ đó bạn có thể lên phương án thuê phương tiện phù hợp
- Phân loại: Nếu công ty bạn sản xuất nhiều mặt hàng thì bạn có thể phân loại dựa trên đặc tính của mỗi . Việc này sẽ giúp bạn biết cách đóng gói sản phẩm cẩn thận và phù hợp hơn
- Đóng gói: Sau khi đã kiểm kê và phân loại các sản phẩm sẽ được đóng gói lại cẩn thận. Tùy theo đặc tính và kích thước sản phẩm mà bạn có thể sử dụng thùng carton, bao ni lông hay những vật dụng khác. Đặc biệt, bạn nên chú ý đến kích thước của mỗi sản phẩm để tránh bị hư hỏng
- Vận chuyển: Ở bước này, bạn cần chú ý chọn lựa phương tiện sao cho phù hợp nhất để tiết kiệm chi phí
- Sắp xếp: Sau khi vận chuyển đến kho mới, bạn lại sắp xếp hàng hóa, máy móc đúng như thứ tự ban đầu.
Những lưu ý khi dọn dẹp, vận chuyển kho hàng
Sau khi đã biết cách dọn dẹp và cận chuyển kho hàng khi chuyển văn phòng bạn cần chú ý một vài vấn đề sau đây để tránh những rủi ro phát sinh
- Khi sắp xếp hàng hóa, máy móc lên phương tiện vận chuyển, bạn nên để những sản phẩm có độ cứng hơn ở dưới. Một số mặt hàng dễ vỡ thì nên sử dụng xốp hoặc vải mềm để bao bọc cẩn thận
- Luôn cẩn thận giám sát từng công đoạn
- Luôn kiểm tra mọi thứ lần cuối cùng sau khi đã hoàn thành.
Trên đây là một số gợi ý giúp bạn dọn dẹp và vận chuyển kho hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả. Hy vọng những lưu ý trên sẽ giúp bạn và công ty tiết kiệm được thời gian và một khoản chi phí đáng kể.