Việc lựa chọn một văn phòng tốt, giao thông, cơ sở hạ tầng thuận lợi có tác động rất lớn tới hiệu quả và năng suất làm việc của nhân viên trong công ty. Để biết được những tiêu chí nào cần thiết để lựa chọn văn phòng phù hợp chúng ta cùng tham khảo bài viết sau đây.
Mục lục
Vị trí của văn phòng
Vị trí của văn phòng là tiêu chí khá quan trọng. Đây là vị trí ảnh hưởng lớn đến việc kinh doanh của công ty, quảng cáo thương hiệu, phù hợp với hướng phong thủy của chủ công ty
Vị trí này thường được lựa chọn là vị trí sạch sẽ, ánh sáng đầu đủ, đường phố giao thông thuận lợi. Ngoài ra khi thuê văn phòng cần chú ý hệ thống thoát nước đường đi để tránh lụt lội, ảnh hưởng đến công việc
Ngoài ra, vị trí địa điểm tốt cũng thuận lợi cho việc tuyển dụng nguồn lao động bởi đa số người lao động mong muốn có nơi làm việc gần nhà và không quá xa trung tâm.
Gía thuê văn phòng
Đây là yếu tố vô cùng quan trọng ảnh hưởng đến tình hình tài chính của công ty vì thế cần lựa chọn văn phòng có mức giá phù hợp với khả năng thanh toán của công ty
Gía thuê sẽ tùy thuộc vào nhiều yếu tố như vị trí, ban quản lý đầu tư là ai, diện tích văn phòng và các dịch vụ bên trong tòa nhà.
Trang thiết bị văn phòng
Cần xem xét các dịch vụ và trang thiết bị mà tòa nhà cung cấp cho văn phòng như thang máy, tầng hầm, hệ thống điều hòa, phòng vệ sinh,…Những trang thiết bị này sẽ quyết định đến giá trị sử dụng của tòa nhà về dài hạn. Bên cạnh đó cần quan tâm đến hệ thống điện nước trong tòa nhà bởi nếu hệ thống này xảy ra trục trặc có thể gây ra chi phí thất thoát lớn cho công ty
Mặt khác nên chọn tòa nhà có đầy đủ chỗ gửi xe cho công nhân viên và khách hàng đến giao dịch.
An ninh, chất lượng quản lý
An ninh tại khu văn phòng cần được bảo đảm bởi tài sản của công ty bao gồm trang thiết bị, hồ sơ, giấy tờ vô cùng quan trọng, là khối tài sản khá lớn. Nếu việc an ninh không được đảm bảo thì không những ảnh hưởng đến mất mát tài sản mà còn đe dọa đến tính mạng con người
Với chất lượng tòa nhà thì nên xem xét thiết kế mặt bằng, tối đa hóa diện tích để thiết kế sắp xếp văn phòng hiệu quả nhất.
Diện tích văn phòng
Diện tích văn phòng thường dựa trên số lượng nhân viên và kế hoạch phát triển công ty lâu dài. Diện tích trung bình cho không gian làm việc trên thực tế mà công ty có thể đáp ứng được cho nhân viên là 4m2/người
Kế hoạch mở rộng hoạt động kinh doanh phụ thuộc lớn vào diện tích văn phòng, vì vậy cần có tính toán hợp lý trước khi đặt bút thuê.
Cơ sở hạ tầng, dịch vụ, chi phí phát sinh
Khi đi thuê văn phòng bạn cần phải xem xét kỹ các dịch vụ được cung cấp đi kèm và các dịch vụ phát sinh chi phí bởi nó ảnh hưởng không nhỏ đến tình hình hoạt động và chi phí chi trả hàng tháng của công ty
Phí quản lý: Khi thuê văn phòng trong tòa nhà thì bắt buộc bạn phải trả một khoản phí quản lý nhất định cho từng m2 văn phòng. Chi phí này bao gồm phí quản lý cho bộ phận bảo vệ, tiếp tân, lao công, điện nước khu vực ngoài văn phòng,…
Chỗ để xe: Thông thường các tòa nhà sẽ phân một vài chỗ để xe miễn phí giới hạn số lượng cho nhân viên trong công ty, tuy nhiên hầu hết nhu cầu của công ty luôn vượt quá số lượng chỗ quy định đó
Thời gian sửa chữa, bố trí, sắp xếp, trang trí văn phòng: Tùy vào mục đích kinh doanh mà mỗi công ty sẽ có cách bố trí và sắp xếp đồ dùng khác nhau. Việc này sẽ tốn từ 1-2 tháng để hoàn thiện nên thương lượng với chủ đầu tư để có thể miễn phí phí thuê văn phòng trong khoảng thời gian sửa chữa này.
Chiến lược dịch vụ khách hàng luôn là tiêu chí hàng đầu của chủ đầu tư nên bạn đừng ngần ngại thương lượng nhằm đạt được một vị trí văn phòng tốt nhất cho công ty bạn với chi phí phải chăng nhất.
Đảm bảo về mặt pháp lý
Xem xét kỹ thủ tục pháp lý đi kèm với chất lượng và giá cả ổn định để giảm thiểu tối đa rủi ro cũng là một tiêu chí doanh nghiệp nên lưu ý khi lựa chọn văn phòng
Có thể thực hiện quy trình thuê theo nhều bước khảo sát như: chủ đầu tư có giấy tờ pháp lỹ rõ ràng, có trách nhiệm với bên cho thuê, có bằng chứng kinh doanh thuận lợi, tài chính ổn định để đưa ra thỏa thuận hợp lý giữa 2 bên.
Trên đây là những tiêu chí lựa chọn văn phòng cho doanh nghiệp mà bạn cần nắm rõ để có thể lựa chọn vị trí đắc địa phù hợp với tình hình tài chính của công ty. Nếu cần tư vấn chuyển văn phòng có thể liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn chính xác nhất.